关于开展2016年档案工作年度检查的通知

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关于开展2016年档案工作年度检查的通知
 
市直机关各部门、各单位
根据《档案法》、浙江省档案局《浙江省档案登记备份工作规范》、《中共金华市委办公室、金华市人民政府办公室关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》、建设平安浙江档案安全监管考核等文件要求,经研究,我局拟于10月下旬至11月开展2016年档案工作年度检查,现将有关事项通知如下:
一、检查对象
检查对象为市直机关各部门(单位)。
二、检查内容
检查内容包括档案整理、归档、数字化、登记、备份、全宗介绍、大事记、组织沿革、现行文件中心等工作,以下内容为检查重点:
1、档案整理情况。须在6月底前完成各门类档案的整理归档工作。完成全宗介绍、大事记、组织沿革、归档文件整理说明等材料的编制工作。
2、档案登记情况。须在9月底前完成登记工作,政务外网内的单位,通过登记备份系统进行在线登记(在线登记网址:http://172.24.213.66:8080/;不在政务外网内的单位,可以提交纸质登记材料。检查登记表的同时检查档案集中统一管理、室藏各门类长期(30年)以上重要档案数字化情况。
3、档案备份情况。须在10月底前完成备份工作,以登记备份中心提供的数据为依据;完成电子业务档案备份工作的,优先考虑优秀等次。
4、数字档案室建设情况。未完成数字档案室创建的单位,数字档案室的验收工作与年检同时进行;已完成创建的单位,年检时根据情况开展复查。
5、执法检查整改情况。结合之前年检和今年行政执法档案工作执法检查结果,对检查出的问题整改情况开展复查。
6、档案安全情况。包括档案实体安全和档案信息安全,发生档案损毁、丢失、泄密等档案安全事故及其他违反档案法律、法规行为的,年检等次定为不合格。
10月底前未完成前述123项档案整理、登记、备份工作的单位,取消优秀等次评选资格,同时发放限期整改通知书责令限期改正。
三、检查形式和步骤
检查采取单位自查、协作组互查和金华市档案局实地抽查相结合的形式进行。具体分三步:11030日前,由各部门(单位)对照以上档案日常工作和重点工作,完成自查以及查漏补缺工作,迎接检查。2、由协作组组长牵头,开展全面检查和组内互查,填写《2016年市直机关部门(单位)档案工作协作组互查表》上报市档案局,1115日前完成。3111620日,金华市档案局组织实地抽查。此次检查各单位不需报送检查材料,档案局将根据平时积累的工作台帐及实地检查情况综合分析评定检查结果。
四、检查结果
年检结果设优秀、合格、不合格三个等次。有下列情况之一的,确定为不合格:
1、未完成2015年文件材料整理归档工作的;
2、室藏重要档案未完成数字化工作、未按要求登记备份的;
3、未完成规范化数字档案室创建工作的;
4、发生档案损毁、丢失、泄密等档案安全事故,有重大安全隐患未按要求整改,及其他违反档案法律、法规的行为。
对获得优秀等次的单位,将给予表扬;对检查不合格的单位,下发《整改通知书》限期整改,逾期未能整改的,须提交书面情况说明及整改方案。
 
附件:2016年市直机关部门(单位)档案工作协作组互查表
 
 
金华市档案局
2016913

附件:
2016年市直机关部门(单位)档案工作协作组互查表
协作组长签名:                               互查时间:
检查项目
 
单位
档案整理
登记
备份
数字档案室建设情况
全宗介绍
大事记
组织沿革
归档文件整理说明
库房面积M2
其它需说明的情况
建议等级
示范
规范化
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
说明:1、如以电子文件形式归档,不需另外数字化的,请在表格内说明;
   2、建议等级为“优秀、合格、不合格”,不合格需注明原因。

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