民国档案文件级目录著录工作思考

永康市档案馆  胡瑞

民国档案是中华民国时期国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的各种历史记录,做好民国档案著录工作是确保民国档案实体安全、提高档案利用率的重要举措。在新时期下，推动民国档案文件级目录著录和数字化工作的开展，能够为民众查询利用民国档案提供更精准、规范的档案资源，助力“最多跑一次”改革，为打造浙江“重要窗口”贡献档案力量。

永康市档案馆现存民国档案10个全宗，3238卷，原卷内有43741件，2020年开展了文件级目录重新著录工作并已部分完成，预计全部重新著录后，馆藏总数会增加到十万件以上。笔者结合工作实际，分析著录工作中存在的困难与问题，并提出相应的对策，以期抛砖引玉，与大家共同交流。

一、工作中存在的困难及发现的问题

（一）字迹辨识存在难度

首先是繁简体隔阂。现行简体字自上世纪五六十年代开始推广至今，多数人对于繁体竖版，已殊感隔阂，著录人员往往缺乏相关专业知识，识别起来存在困难。其次是字体、字迹差异较大。民国档案中的公文、书信基本都是手写，一般来说呈、报告类的上行文多用小楷，字迹工整；或者执笔者有一定文化水平、书法功底较好，即便用行书、草书书写，也好辨认。而指令、训令、委令类的下行文，其字迹多龙飞凤舞，且随意涂改圈点的现象严重，但是借助上下文、前后件，字迹也可勉强辨认。若执笔者文化水平较低，字迹顽劣，茅茨未翦，理偏词拙，又夹杂错字、方言土话，辨别难度更大。此外，名流间的私人书信，特别是写作者具备一定书法水平的，出于艺术审美等因素考量，文中夹杂一些异体字，如多笔少笔，或将偏旁挪位。而著录人员辨认原字已经比较困难，再要对付异体字就更加不易。再次是字迹褪色或档案破损问题，民国时期社会动荡，档案的保管环境较差，部分保存时间长的档案会出现字迹褪色、案卷破损的情况，影响字迹辨认。

（二）内容理解存在难度

一是民国档案存在繁体竖排、不标句读、行文半文半白

的特点。当时公文用语也与今殊异，如“准......电开”“乞赐鉴许事”“仰查收由”“祈核委”等，时风所染，工作人员乍一接触，难免扞格不入，使得内容理解上存在困难。

二是旧时公牍，一贯为僚吏之专业，所谓春秋笔法，殃民误国。民国承满清末叶，虽名鼎革，而此习未捐。彼时天下板荡，官员调动频繁，永康又属抗敌前沿，敌伪环伺边境，1942年至1949年八年间，县长便换了九位。接钤未满期年，调令羽驰途中，长官不能切实掌握政务，僚属俱怀五日京兆之心。加之乡镇保甲自治，土豪劣绅上下其手，基层势力盘根错节。这些乱象体现在公文档案中，便是极尽欺瞒眩目之能事。或夸大其辞危言耸听，或颠倒黑白瞒天过海，或断章取义偷梁换柱，或敷衍塞责蒙混了事。处理这些档案时，如何排除干扰抓住主干，准确概括文义并提炼出精华，是文件级目录著录工作的重中之重，也是核心意义所在，这对档案工作者的个人能力提出较高要求。

（三）部分责任者和受文者不易确定

传统私人信函自有一套格式文法，常用字、号代替正式姓名，著录过程中确定责任者和受文者时，需要进行一定的甄别甚至是考证。如我馆民国档案中一封落款为“吕师扬”的信中，抬头为“松泉县长勋鉴”，服务公司录入人员于责任者一栏仅录入“吕师扬”三字，受文者则录为“松泉县政府”。如果单凭信件原文体现的信息，如此填写貌似并无不妥。但稍一考证，可知吕师扬是吕公望之子，吕公望是永康近代名人，护国讨袁时做过浙江省督军兼省长。而吕师扬时任浙江四专区保安总队长兼义乌县长。信中“吾永前途，仍须仰仗。吾兄融洽各方意见，挽回残局，永民幸甚”云云，因义乌与永康毗邻，吕虽在邻县，仍对家乡永康的局势念念不忘，信中还推荐了卉川乡正副乡长的人选。在同一时期的另外几件档案中，笔者果然查到了永康县政府对卉川乡的委任状，任命的正副乡长恰好与吕的推荐相同。那么我们就可得出结论，“松泉”是时任永康县长沈涛的字或号，故受文者该录为“永康县长沈涛”而非子虚乌有的“松泉县”的县政府。最后根据个人责任者应尽可能标明官职的原则，责任者一栏也建议改为“浙江四专区保安总队长兼义乌县长吕师扬”。以此一例，可知著录过程中如果只是简单地照抄，势必引起谬误，影响以后的检索利用。

（四）工作人员的制约

由于民国档案主体的特殊性和复杂性，处理难度较现在一般档案要大得多，且数量繁多汗牛充栋，受档案馆人员编制、专业能力等制约，必须通过政府购买服务的模式来进行主要著录工作，馆内人员则负责抽检与验收，这一模式又对双方人员提出新的要求。

1.服务公司工作人员。著录项目采用全国招标方式进行，中标公司派出的项目组需要前往全国各地档案馆进行一段时间的集中封闭工作，漂泊如寄动辄数月。且平心而论，著录工作枯燥乏味，长期面对电脑，收入水平也不高，我们决不能罔顾现实大发空论，要求服务公司在人员队伍建设上尽善尽美，但也有一些问题比较突出，值得注意。以永康市档案馆此次著录项目为例，以下为中标公司提供的项目人员情况表（已模糊姓名、籍贯、毕业学校）。

   我们可以发现：一是专业大部分不对口。一个人的能力固然不能用大学所学专业来判断，但考虑到民国档案具有的特殊性，服务公司在人员组成上，个人认为相关专业人员的比例不宜过低；二是从业时间过短。其中有总体年龄偏低的因素（基本在三十岁以下，这也是无可避免的。因为从事著录工作的人员大都是女性，成家后一般也不会从事这类常年在外出差的工作了），但其中几名人员是七月以后才入职，十月份项目组便进驻我馆，其间培训是否充足值得商榷。以老带新、边干边学的模式本无可非议，但新人比例过高，培训时间过短，则项目效果必受影响，合同规定的时间内能否保质保量完成就要打个问号。

2.档案馆工作人员。首先是时间紧，显得工作量大。馆内人员即便只负责抽检验收环节，按照要求也必须保证20%的抽检率。以目前县市级档案馆的人员编制，可匀出来负责这项工作的力量显得捉襟见肘。以永康市档案馆第一阶段完成著录工作的总量四万多件为例，则应抽八千多件，而项目定在三个月内完成，工作日内一人一天需要检查一百多件。档案馆又是党群部门，关内负责的同志同时还要完成市委市政府交给的其他任务，时间上不够宽裕。再者专业问题也同样存在，不过多赘述，而且抽检是鸡蛋里挑骨头，馆内人员需要比服务公司人员具备更强的专业素养与更加的细心，这一问题如何解决亟需探讨。

二、思考的对策与优化途径

（一）创新开展业务培训

做任何事情，人都是最关键的因素，针对以上提出的各种问题，最根本的就是要提升馆内馆外工作人员业务水平。确实存在一些特殊情况，个别工作人员本身就在古文方面有所钻研，从事这一工作是手拿把攥的。但从全局看，还是应该通过举办各种形式的业务培训来提升整体业务水平。

国家、省级档案馆可以组织民国档案业务干部培训班。培训内容应立体，培训形式应灵活。除专家和业务骨干讲授常用繁体字、公文套话等专业知识和著录过程中实际操作要点外，还可以邀请相关文化领域的教授和名人举办文化讲座，重点谈一谈中华民国时期的政治文化方面。政治方面如五院制、“三个时期”政体设想、基层自治组织、保甲制等；文化领域如当时社会名流的交往、行为习惯、学界与政界的关系等；还可以组织参观民国档案展览、书法展览，在参观过程中实地讲解相关知识，生动形象地学习前代行文书写习惯。了解这些历史文化背景，补足档案干部对这一领域的空白，对著录工作大有裨益。

 服务公司要完善内部培训制度。严格执行入职人员上岗前培训，培训的内容要到位，培训的时长要保证，培训的质量要把关。把培训和工作有机地结合起来，以老带新，在实践中学习，在学习中实践，但要合理控制比例，以免影响项目进度和质量。要树立培训常态化思想，业务培训不是毕其功于一役，项目过程中、项目与项目之间都要根据实际情况和发现的新问题及时组织现场或远程培训。单靠公司自身，培训力量可能不足，也可寻求档案主管部门的协助，或将部分培训纳入到档案部门的培训体系中。

（二）建立健全沟通机制

项目组内部要沟通，著录过程中遇到难点，相互交流解决，服务公司自有规范。这里主要补充两点意见：一是项目组内部沟通机制要明确，负责人、二审要根据著录进度和问题定期召开组内交流会，评点问题，查漏补缺；二是建立文件级著录共享数据库。项目组著录过程中，将出现重要人员的字、号、职务和机构名称等进行总结，工作人员遇到文件中没有直接给出明确的责任者、受文者时，可以通过共享数据库互通有无，提高效率与准确度。就拿上文中提到的吕师扬与永康县长沈涛之书信举例，项目组负责人就应及时将“永康县长沈涛，字松泉”类似的信息录入共享数据库，那么以后再有其他组员遇到“松泉”而不明所以时，通过检索共享数据库，很快便能得出正式的职务与姓名了。如有的公文中署名“浙江省政府主席黄”、“省政府主席沈”，通过检索，可得出两位责任者分别为黄绍竑与沈鸿烈；书信中有抬头为“侨如”的，通过检索，可知受文者为永康县长郑惠卿。

档案馆和项目组之间更要加强沟通。各地档案馆文件级目录著录的基础不尽相同，馆内负责抽检的同志与项目组人员的水平参差不齐，这就需要双方建立起有效的沟通机制，尽快磨合，适应节奏。项目组进驻后，负责馆员应当第一时间与项目组负责人通过电话、微信、钉钉等建立联系，还可以建立群，成立临时工作小组，便于双方及时协调沟通。档案馆和项目组要结合馆藏民国档案实际情况和服务合同内容，共同制定工作计划，合理安排进度。如实际情况与服务合同有出入，需要调整人手和时间的，及时向公司反馈处理。著录过程中，根据项目进度，要定期召开项目协调会，馆方提出各阶段发现的问题及整改要求，项目组也可就具体困难要求档案馆予以帮助解决。

（三）合理运用抽检手段

分批次抽取检查的前几批次是磨合期，档案馆和项目组要重点关注，充分沟通。双方针对前几批次里发现的问题，要定性定量进行分析。

一是弄清楚错误主要集中的方面，是文字辨识错误还是题名提炼得不够精准，而文字辨识错误又是能力不够还是粗心造成，题名拟写不精准是明显不规范还是属于无伤大雅的范畴等等。

二是要搞明白双方对错误的定义是否相同。各地档案馆负责抽检的同志和项目组工作人员的水平是参差不齐的，对错误的认定缺乏统一的客观标准。对于抽检查出的问题，有时属实，有时是馆内同志自己搞错了或是把握标准过于苛刻。对于这种情况，双方要切磋琢磨，找到一个大家都能接受的平衡点。以著录工作的重点——题名著录为例，我馆馆藏M001-001-010-0044号文件，项目组拟写题名为《浙江省保安司令部为饬知王葛和、程章化及徐宝金等盗匪一案内王葛和等判决情形等事的布告》，原件无事由，故此题名摘抄原文中前三个人名并略作概括，粗看符合著录规范。但此件前后几十件档案，都围绕永康县芝英镇当选镇长应永昌被保长联名举报难孚众望且把持镇民代表会涉嫌贿选一事，突然出现这份文件略显突兀。细查文件内容，盗匪共十六名，名单中有“应君远即应永昌”字样，故此件存在之意义，在于证明应永昌劣迹昭著曾参加盗匪集团绑票杀人，题名中其他盗匪皆可省略，独不能遗漏应永昌，否则后人检索，如题名中无此体现，则这一档案可能就成为一死信息，永远湮灭了。故抽检时笔者将此类题名不规范拟写一律定为错误，并与项目组沟通，统一了认识。

三是定位错误来源。根据目录采集软件的追溯功能，将错误结果进行统计，对某一类型的多发错误，要重点关注，加强培训。发现项目组成员中有错误率明显偏高的，要进行谈话整改，必要时联系公司进行撤换。

注意以上几个问题，通过前几批次的重点抽检，档案馆与项目组相互磨合，摸清底数，发现问题，补齐短板，为高效率通过验收打下坚实基础。

（四）谋求民间力量支持

民国档案文件级目录著录，分为技术性工作和系统性工作。技术性工作包括扫描、分件、编号、时间，还有初级的题名拟写纠错等。这些工作繁琐而耗时，对从事者的素质要求并不高，类似熟练技工，可以由外包服务公司进行。系统性工作则是在技术性工作的基础上，对民国档案的内在价值进行深入挖掘，包括著录中题名的准确提炼、档案开放与分级鉴定、编研成果等。如题名一项，不再是简单地囿于查错补漏等初级要求，而是要在尽可能简洁的题名中尽可能丰富地体现档案内容与特色元素，用词妥洽精当，语句平顺优美，立论中正持平不加贬褒，这就要求从事者具有较高的文化修养、扎实的古文功底、浓厚的历史兴趣，既要具备相应的才能，还要有耐心坐得住冷板凳。系统性工作最理想的当然是由档案馆内同志来完成，但受编制、专业水平等限制，实际操作空间并不大。我建议可以在确保档案安全的前提下，适当引入当地民间力量支持，如乡贤、文人、历史文化爱好者等。这批民间学者对家乡的渊源典故较为熟识，对传统文化具有高度的认同感与责任感，大都是出于兴趣爱好自发地业余从事相关工作。即以笔者所在的永康及周边义乌、东阳、兰溪等县市为例，民间都存在着这么一股力量，平时亦有所交流。各地档案馆应该大胆放下思想包袱，以开放的心态，创新的意识，在本地发现并联络民间力量，采取临时聘用或文史研究会等形式，邀请他们参与著录与编研，想必会对民国档案整理工作产生很好的影响。