践行“三书制度”    实现“三个到位”

——磐安县加强重点项目档案业务指导

潘傅耘/磐安县档案局      陈敏/磐安县档案馆

 

重点项目档案是重点建设项目的真实历史记录。近年来，随着经济社会快速发展，磐安县重点项目越来越多，各部门对重点项目档案的重视程度也越来越高，但在实际工作过程中还是不同程度地存在档案意识薄弱，资料遗失、缺失现象突出；归档文件不规范；档案部门主动服务不到位等问题。为了把重点项目档案工作与服务大局、服务群众有机统一起来，真正使重点项目档案工作找准定位、使重点项目档案发挥作用，县档案局、档案馆在充分调查研究基础上，抓住档案机构改革契机，探索建立了以“三书制度”为核心的重点建设项目档案业务指导机制，确保业务指导到位、档案收集整理到位和安全管理到位。

“三书”即《重大项目（活动）档案工作提醒书》《重大项目（活动）档案规范整理意见书》《重大项目（活动）档案工作问题反馈书》。县档案局、档案馆在建设项目不同时间节点下发相应的“书”，开展相应的业务指导。建立“三书制度”是县档案局、档案馆贯彻“完善基层档案管理制度，强化档案服务功能”的要求，深化法治档案建设的重要举措。

 

一、多部门联合指导，确保业务指导到位

县档案局、档案馆主动联系城建档案馆、水务、交通等业务主管部门，共同组成联合业务指导组，其中，县档案局负责指导档案的规范化管理，县档案馆负责明确档案整理接收的标准，相关行业主管部门负责明确移民、城建、交通、水利工程等专业档案的行业规范。各部门既分工负责，更统一协作，真正形成部门联动、齐抓共管的工作格局。目前，指导组先后对磐安县全域土地综合整治、流岸水库、抽水蓄能电站等多个重点项目进行了联合业务指导。

二、提前介入指导，确保档案收集整理到位

坚持“关口前移、提前介入、全程跟踪”的原则，指导组在各重大项目立项之初就主动介入，向各项目单位发放《重大项目（活动）档案工作提醒书》，强调做好重大项目档案工作的重要性，督促各项目单位履行好重大建设项目档案管理职责，建立健全重大建设项目档案管理机制，规范项目档案管理。在项目建设过程中，指导组定期走访项目现场，并及时向各项目单位发放《重大项目（活动）档案规范整理意见书》，明确项目档案整理标准，要求进行规范整理。2019年，指导组多次到磐安县全域土地综合整治项目指挥部实地走访，确保规范整理到位，业务指导工作得到了指挥部的热烈欢迎和大力支持。磐安抽水蓄能电站项目是磐安人民期盼了十多年的重大项目，指导组在项目通过立项后，第一时间深入抽水蓄能电站项目现场，开展重点建设项目档案业务指导，向项目主要领导和档案员强调了做好项目文件归档与档案整理的重要性，并发放《提醒书》《意见书》，要求重视项目档案工作并按照要求做好收集整理。

三、及时跟踪反馈，确保档案安全保管

县档案局、档案馆采取主动“走下去”的办法，在定期实地了解项目进展和档案管理情况的基础上，及时根据发现的问题，梳理发送《重大项目（活动）档案工作问题反馈书》，对项目档案的收集归档、库房设置、设备配备、日常管理中存在的问题提出整改意见，帮助项目单位完善档案室的“八防”措施，排除安全隐患，确保档案安全。2019年11月，指导组在走访磐安县全域土地综合整治项目过程中，发现该项目指挥部存在档案装具使用不规范、切数量不足，档案资料的保管存在较大安全隐患，指导组立即向业主单位发送《问题反馈书》，要求落实整改，县档案馆还帮助提供了部分铁皮档案柜，确保了该项目档案资料的安全。通过联合指导和发送“三书”，磐安县重点项目档案走上了一个新的台阶，磐安县档案馆已顺利接重点项目档案1个、44288卷。

2020年，是“十三五”规划的收官之年，磐安县档案局、档案馆将继续以“服务大局、服务社会、服务发展、服务民生”为宗旨，进一步完善重点项目档案业务指导工作机制，进一步业务指导的能力和水平，努力推动全县重点项目档案工作再上新台阶。