金华市档案局2013年档案管理基础培训题库
说明 ：1、本题库包括《档案收集与鉴定》、《综合档案室建设》、《归档文件（文书档案）整理》、《基建档案整理》、《照片档案整理》、《常见档案编研材料的编写》、《档案信息化工作》等七门课的内容，掌握这些知识，是从事档案管理工作所必备的。题库中内容有异议的，以国家相关的政策、法律法规、业务规范为准。
2、通过网上学习，经过市档案局组织的专门考试，可以取得《金华市档案人员必备知识证书》,该证书为金华市档案管理人员的岗位证书。参加考试者可以
3、2013年度考证时间为6月中旬，具体时间由市档案局6月上旬通过金华档案网和金华市档案局档案宣传平台予以通知。
档案的收集与鉴定
第一部分档案的收集
档案收集工作是档案工作的起点，是档案实体保存机构（档案馆、档案室）获得档案的手段。在计算机技术在档案管理中普遍应用的今天，档案是否收集完整齐全，是衡量档案管理水平的重要标志之一。
档案收集的内容包括归档前对归档文件的收集；档案室接收办公室和各业务部门经规范化整理的档案；档案馆接收各单位应进馆的档案；档案馆向社会征集各类文件与档案。
归档前文件的收集：即每年档案整理前，根据每个单位制定的《归档范围》对应归档文件的收集。收集的依据是《归档范围》，《归档范围》之外的文件是不归档文件。
不归档文件有：重复文件；临时性、事务性文件；一般文件的修改稿；同级机关相互抄送的不要办理和执行的文件；外单位关于人员任免、印信启用的文件；外单位的工作简报；本单位领导兼任外职形成的文件；没有领导批示且没有办理结果的人民来信来访等。
重点保存的文件是主要有二个方面：一是反映本单位历史面貌的文件。这些文件包括：反映本单位机构状况的文件：本单位成立、印信启用、撤销、合并、分拆、内设机构的增加、减少、基本职能等；反映本单位人员状况的文件：本单位人员编制、各类名册、人员任免、表彰处分、录用转正、年度考核成立、职称评定等文件；反映本单位主要工作的文件：会议记录、年度工作总结和计划、年度统计报表，重要问题的请示与批复、重大活动形成的文件，年度重要工作、创新工作的实施计划、总结，重要提案、议案，重要来信来访。重要的合同、协议、资产管理文件：包括各类重要经济合同、协议，房地产所有权、使用权凭据、重要固定资产购置及管理性文件。
衡量档案收集工作的质量标准是应归档文件的完整性（数量）和档案字迹材料的耐久性（质量）。反映文件材料完整性的指标是归档率和完整率。作为档案保存的文件必须是耐久性的字迹材料。在文件制作和办理过程中应杜绝使用圆珠笔、铅笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水、印台油等不耐久的字迹材料。
一个单位是通过建立和实施本单位《归档制度》来实现对归档文件收集。归档是一项具有法律性质的行为。根据《档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的文件，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，任何个人不得据为己有。”向档案机构移交档案是一项制度，就是归档制度。
归档制度包括：《归档范围》、归档时间、归档质量要求、归档份数等内容。
根据国家档案局8号令（机关文件材料归档范围与保管期限的规定）、10号令（企业文件材料归档范围与保管期限的规定）的要求，各单位必须结合本单位的实际情况，制定本单位的《归档范围》和《保管期限表》。《归档范围》是划分文件归档与不归档界限的工具。
应归档文件通过整理和归档手续，转化为档案。文件的种类大致分为三类，文件种类与档案种类的对应关系是：
通用文件材料------文书档案；科技文件材料-----科技档案；专门文件材料----专门档案（业务档案）。
在文件收集过程中，要注意几类文件的收集，这些文件往往容易成为收集工作的薄弱环节：1、账外文件：就是没有经过收发文登记的文件。如上级开会带回的文件。2、非红头文件，被人们认为不是“正式文件”而忽视。3、业务部门形成的文件，这些文件转化为档案后，就是业务档案。4、非纸质文件。如照片、录影录像、光盘磁盘、奖杯奖状奖牌、印模等。5、重要的档案编研材料：大事记、组织沿革、基础数字汇编等。6、建设项目的前期阶段形成的各种审批文件。
各类文件材料的归档时间不尽相同：根据国家规定，通用文件材料的归档时间是次年的上半年；会计文件材料（包括凭证、账簿、报表等）的归档时间是会计年度终了后，在财务部门保存一年后，向档案室移交；基建档案在项目竣工验收前完成档案整理，通过档案专项验收后向档案室移交；照片档案、设备档案应采取随时归档的方法。
文件归档的质量要求：1、归档的文件必须经过系统化的整理。即先整理后归档。文件整理后的成果是保管单位，保管单位有卷、册、袋、盒。规范化的保管单位必须符合以下要求：保管单位内文件必须有规律的排列；保管单位的结构符合规范化要求，保管单位的结构是：卷面----卷内目录—有序排列的文件---备考表---封底；除会计凭证外，卷内文件应编制页号或件号。2、必须编制相应的纸质和电子检索工具，如：案卷目录、归档文件目录。3、文书档案归档时，应编制与档案形成年度相对应的大事记、组织沿革等编研材料。4、列入档案数字化范围的文件，应进行数字化。
归档文件的份数（主要是指本单位形成的文件）：作为文书档案保存的，一般保存1份（连同底稿）；作为设备档案保存的文件，一般是一种型号保存一套；作为基建档案保存的文件保存2—4套（建设单位、施工单位、监理单位、城建档案馆各一套）。
根据国家规定，属于国家档案馆接收范围的单位，须向国家档案馆移交档案。
国家档案馆的接收范围是：1、行政区域内党委、政府、人大、政协以及工作机构（部、委、办、局）各门类的档案；2、行政区域内社会团体、民主党派、群众组织形成的档案；3、法院、检察院形成的按国家规定由本级国家档案馆保管的档案；4、具有典型意义的重要私营企业、个体户的档案；5、撤销单位、改制企业档案；6、根据国家规定由国家档案馆接收的国有企业档案。7、本行政区域内著名人物、著名家族的档案。
2011年，国家档案局9号令明确把重大活动、重大事件、民生档案列入了国家档案馆的接收范围。
第二部分档案的鉴定
档案是由具有保存价值的文件转化而来的，不同的文件具有不同的保存价值。
广义上的档案鉴定，应该包括三方面的内容：
一是档案性状的鉴定，主要是对一些历史档案的真伪、形成时间等进行具有文物鉴定性质的鉴定；二是档案保存价值的鉴定；三是根据国家规定，档案馆对进馆档案进行的开放与控制使用界限划分工作，即档案开放鉴定（实质是对开放档案的解密）。
狭义的档案鉴定是档案保存价值的鉴定，是档案业务工作环节之一。
档案鉴定工作的三个阶段：
第一阶段：归档前对文件的鉴定。鉴定的对象是单份文件，鉴定工作任务是划分归档与不归档文件的界限，归档文件划分为不同的保管期限。是整个档案鉴定工作的基础。
第二阶段：档案室对短期保存和定期保存（30年以下）档案的鉴定。鉴定的对象是档案保管单位（卷、册、袋、盒、件），鉴定的结果是部分档案销毁和部分档案继续保存。
第三阶段：档案馆对长期保存档案的鉴定，鉴定结果是部分档案的销毁和部分档案的继续保存。
决定档案保存价值的因素：档案保存价值由档案的自身特点和社会对档案的需要二个因素决定的。如：名册具有档案的凭证作用，决定了它的保存价值大。在对现行文件鉴定过程中，档案的内容是决定档案价值的主要因素。年度计划的价值比月份、季度计划大。
不同时期由于国家政策的不同，对某一类档案的需要也不同，所体现的价值也不一样。
档案的价值可以从以下几个方面来分析：
1、 档案的内容：是判断现行文件价值的主要因素。如反映本单位基本面貌的文件，反映本单位基本职能的文件都决定了其价值大于一般性文件。
2、 档案的时间：包括档案文件的形成时间和文件内容反映的时间二个方面。文件形成时间越久，保存价值越大，建国前形成的文件都是重点保存的一级档案。“高龄档案受到尊重”是国际惯例。不仅如此，时代特征也影响档案的价值，战争年代、动荡年代形成的文件因为保存下来较少，档案价值因此升值。文件内容所反映的时间越长，档案价值越大，因此年度成为影响档案价值的一个重要的时间节点，
3、 档案的完整程度：档案是历史的记录。一定时间段内档案数量越少，残缺不全，档案价值因反映这一时间段的信息量少而显得尊贵。月报、季报的价值会因为缺年报而提升。
4、 档案的外部特征：在特定条件下，文件的外部特征会影响档案的价值。如：书法家、著名人物起草的文件价值会上升；有领导重要批示的文件显得重要。
5、 档案形成者的社会地位：作者社会地位高的文件比一般作者的文件保存时间长。
档案鉴定组织和鉴定方法：
档案鉴定工作是一项非常严肃的工作，它决定档案的存与毁，因此必须建立一个专门的组织以开展鉴定工作。同时，必须要有高度认真负责的态度，才能做好档案鉴定工作。
档案鉴定组织(鉴定小组或鉴定委员会)的组成人员是：档案工作分管领导和主管领导；单位档案室档案管理人员；各内设机构兼职档案员。具体对某一类档案的鉴定，鉴定小组的组成人员根据被鉴定的档案门类和内容确定。
档案鉴定一般应采取直接鉴定的方法，尤其是文书档案的鉴定。所谓直接鉴定法，就是档案鉴定时，应直接鉴定档案文件的本身，鉴定每个案卷、每一份文件。
对于基建、设备、会计凭证等门类的档案，可以采取抽样鉴定法。采取抽样鉴定法应注意几点：1、抽取的“样品”应达到一定的数量和规模。2、抽取的“样品”应具有代表性。3、对抽取的样品应采用直接鉴定法。
档案保管期限与保管期限表
档案保管期限是衡量档案保存价值大小的标尺，是构成档案保管期限表重要组成部分。根据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》和10号令《企业文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》，文书档案保管期限为二段三级﹙永久；30年，10年﹚；科技档案、会计档案等门类档案按原规定划分。
档案保管期限表是档案鉴定工作的指导性文件。档案保管期限表分五类：
1、通用档案保管期限表。由国家档案局制定，全国实施。如国家档案局8号令
2、专门档案保管期限表。由国家档案局与专业主管部门制定，用于某一类档案的鉴定，全国实施。如《会计档案保管期限表》，由国家档案局与国家财政部制定。
3、同系统档案保管期限表：由专业主管部门制定，在本系统内实施。如：原《铁道部系统档案保管期限表》《金华市教育系统档案保管期限表》
4、同类型单位档案保管期限表：由专业主管部门制定，系统内同类型单位实施。如《金华市普通中学档案保管期限表》。
5、机关档案保管期限表》。每个单位制定，本单位实施。
一些常见文件材料的保存期：
会议文件：主旨文件﹙会议通知、会议议程、会议工作报告选举结果、会议通过的决议、决定及其它会议通过的文件；会议记录；会议简报﹚：永久；过程性、局部性、非会议主题文件：30年；会议讨论未通过文件：10年。
联席会议文件材料的保存价值：原件保存在主办单位，协办单位保存复印件或副本；协办单位保存时间比主办单位低一个等级
简报：会议简报：永久或30年，工作简报：10年；外单位简报一般不保存
请示与批复：二者保管期限相同，其中原则性、政策性的：永久；操作性的30年
本单位大事记、组织沿革：永久；名册类：永久
来信来访材料：有领导重要批示和办理结果：永久；其它有处理结果的：30年；无批示无结果的不保存。
本单位事务管理文件：房地产权属﹙证﹚：永久，合同协议：重要的永久；一般的10年；物资采购﹙审批、招投标、购置等成套性材料﹚、机动车管理﹙调拨、保险、事故处理、转让报废﹚：30年；固定资产管理（登记、统计、清算、交接）：重要的永久，一般的10年；单位内部职工房产管理材料：方案：30年；合同协议：永久
档案销毁程序
编制档案销毁清册→拟写鉴定报告→履行审批手续→实行监销制度→相关材料整理归档
综合档案室建设
我国档案事业主要由档案行政管理工作、档案馆工作和档案室工作三部分组成。无论是档案行政管理工作、还是档案馆、档案室对档案实体的管理，综合管理是我国档案管理的基本模式，集中统一管理原则是我国档案管理的基本原则。这一原则的确立，从建国以来，大致经历了三个重要的时间节点：
1、1956年国务院《关于加强国家档案工作的决定》，第一次明确了集中统一管理国家档案，维护档案的完整和安全，便于国家各项工作的利用的原则。
2、1959年中共中央下发了《关于统一管理党政档案工作的通知》，这一时期的特点是中央档案馆建立，全国省、地、县档案馆也主要在这一时期建立起来。使档案馆成为档案事业的主体，成为一个行政区域保存和管理档案的中心。
3、1987年《档案法》颁布。把集中统一管理档案的原则以法律的形式进行了规定。《档案法》第五条对档案工作的管理模式、要求、目的进行了明确：档案工作实行集中统一、分级管理的原则，维护档案的完整和安全，便于社会各方面的利用。第十条对各单位的归档制度进行了明确，实现了一个单位档案的集中统一管理。
集中统一原则的基本含义
1、档案工作统一管理
国家档案局是全国最高的档案事业管理机构，负责掌管全国档案事业，实行党中央、国务院的双重领导。省市县档案局负责对行政区域内档案工作的统一指导、监督、检查。
2、档案实体集中管理
我国档案保存机构主要形式是各级各类档案馆和各单位建立的综合档案室。
规范的综合档案室应符合以下条件：
1、建立统一管理机构
a、档案用房的要求
库房、阅览室、办公室实现三分开
规范化库房应达到“八防”的要求，配备相关的设施、设备
档案库房的“八防”是指为确保档案能够长久保存，杜绝和减少对档案的损毁所采取的措施的泛称。主要有：防高温、防潮湿、防火、防光、防灰尘和有害气体、防虫和微生物、防盗等内容。全国各地因气候的差异，档案保护工作内容的侧重面有所不同。
关于库房地面负荷的要求
档案库房是特殊的用房，在新建或旧房改造中，对档案库房的地面负荷（承载力）有特殊的要求。根据《档案馆建筑设计规范》和《档案馆建设标准》的要求，档案库房楼面均布负荷不小于5kn／㎡,采用密集架时应不小于12kn／㎡。不达标的应加固。
b、档案实体应实现集中统一管理。根据国家规定，一个单位形成的各类档案，除人事档案以外都应该由综合档案室集中管理。对于档案库房较小的单位，部分门类的档案可以由有关处室暂做保存，但必须向档案室报送档案的目录（含电子目录）。
2、统一组织领导
为规范档案的管理，各单位应该建立档案管理（领导）小组、档案鉴定小组等组织，并形成比较完善的档案管理网络。
档案管理网络的组建：档案管理网络由档案工作分管领导和主管领导、综合档案室档案员、各内设机构兼职档案员组成，应以下文的形式予以明确。
3、统一管理制度
为确保档案工作的顺利开展，必须建立和完善档案管理制度，并把制度落到实处。
a归档制度-用于档案收集
b档案借阅制度-借阅登记簿、利用效果登记簿
c档案保密制度。
d安全检查制度、库房管理制度-日常管理
e档案员岗位职责
f其它制度：用笔制度、大事记录制度
工作制度的落实
4、统一业务规范
档案业务规范的编制是实现档案规范化管理的重要内容。业务规范主要包括：
a 归档范围
b分类方案
c保管期限表
d档案编号方案
目前，各类单位综合档案室建设过程中，普遍存在的问题是：
机关单位：进室档案门类单一，业务档案多保存在业务部门，特种载体档案整理不规范，档号编制不配套
乡镇机关：基本上没有实现档案综合管理，各机构形成的材料基本上处于无序状态,档案库房不符合八防的要求
企业单位：两极分化严重；工业企业档案管理比较薄弱
综合档案室的业务考核形式
1、机关档案年检：以检查年度档案工作完成情况为主。
2、档案工作目标管理和等级评定：对档案工作水平的全面评估。
考核内容：
a组织领导；b、硬件设施；c、档案实体规范化（含档案业务规范的制定）；d、档案信息开发利用（含档案数字化）
3、重点工程档案专项验收
4、档案执法检查
归档文件（文书档案）整理
1、问：《归档文件整理规则》的整理单位如何确定？
答：《归档文件整理规则》最根本的特点，就是以“件”为整理单位。
１、文件正本与不同稿本；
２、正文与附件；
３、正文与文件处理单；
４、原件与复制件；
５、转发文与被转发文；
６、报表、名册、图册等；
７、审批表、报批表、登记表、调查表等文件；
８、干部（工资）介绍信、毕业证及存根等文件；
９、会议记录文件材料。
2、问：文件修整包括哪些工作？
答：1、修裱破损文件；
2、复制字迹模糊或易退变的文件；
3、超大纸张折叠；
4、去除易锈蚀的金属物。
3、问：归档文件整理要经过哪些环节？
答：归档文件整理经过的环节有：鉴定文件价值、确定保管期限、散存文件装订、分类、排列、编号、编目、装盒、排架等环节。
4、问：跨年度形成的文件归入开始年度还是办结年度？
答：办结年度。
5、问：同一事由内的归档文件应怎样排列？
答：按文件形成时间的先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。
6、问：是否可以直接按文件形成的时间或收、发文字号的顺序排列所有归档文件？
答：不可以。因为按照此种归档方法，同一事由的归档文件极有可能分散在不同的档案盒内，给利用者造成不便。
7、问：怎样编室编件号？
答：应在同一年度内、同一组织机构的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号。如：办公室2007年形成的永久、30年、10年3个保管期限的归档文件，编号后形成3个流水号，即永久的从“1”开始编一个流水件号，30年的从“1”编一个流水件号，10年的也从“1”开始编一个流水件号。
8、问：“年度”怎样填写？
答：年度指归档文件的形成年度，即形成和处理归档文件的年度。应采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示，如一九九八年表示为“
9、问：“机构（问题）”怎样填写？
答：填写机构项时，应填入归档部门名称，如“办公室”，如机构名称太长，可使用机关内部规范简称。
10、问：用何种书写材料填写归档章？
答：应用碳素墨水填写，或使用打号机打号。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。
11、问：归档章应盖在哪个位置？
答：归档章一般应加盖在归档文件首页上端的空白位置，如果上端无位置，也可在文件首页前另附白纸加盖归档章。归档章尽量不要压住字迹。
12、问：归档文件目录包括什么项目？
答：包括件号（馆编件号）、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。
13、问：什么是“责任者”？怎样填写？
答：责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，或者是一个人或若干人。填写责任者项时应使用全称或通用简称，如“天津市档案局”或“市档案局”。联合发文时应将所有责任者照实抄录。
14、问：“文号”怎样填写？
答：归档文件有发文字号的应照实抄录，代字、年度、顺序号都不能省略，如“金档〔2000〕8号”。无发文字号的归档文件可不填此项。
15、问：什么是“题名”？怎样填写？
答：题名即文件的标题。应由责任者、问题、文种3个部分组成。有的文件没有题名，或题名含义不清，应根据文件内容重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“［］”号填写在目录中。正件与附件作为一件时，如果附件是正件的重要补充和说明，此时要在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”号。
15、问：怎样填写“日期”？
答：填写文件的发文时间（落款时间），如“
16、问：怎样统计“页数”？怎样填写？
答：页数项填写一件文件的总页数。计算页数时以文件中有图文（指与文件内容相关的文字、图画等）的页面为一页，空白页不计。正本与定稿、正本与文件处理单等作为一件时，统计页数应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数，如一份文件由1页文件签发单、5页正本、4页定稿组成，该件页数应为1+5+4=10页。
17、问：怎样放置“备考表”？
答：备考表置于盒内文件之后，说明盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
18、问：怎样填写档案盒封面与盒脊项目？
答：档案盒封面应标明全宗名称，如“金华市档案局”。盒脊设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件号、馆编件号、盒号。在相应的位置填写栏目，编号与归档章一致。室编件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“-”号连接。其中“馆编件号”不填。
19、问：什么是“全宗号”？怎样填写？
答：全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号。各立档单位应按照给定的代号逐件进行填写。
常见档案编研材料的编写
1、问：什么叫大事记？
答：大事记是按照时间顺序简要地记载一定历史时期的重大事件和重要活动的档案参考资料。
2、问：大事记的格式是由哪两部分组成？
答：大事记格式单一、固定，由标题和主体两部分组成。
3、问：大事记的内容由哪两部分组成？
答：大事记的内容一般由大事时间和大事记述两部分组成。时间按年、月、日的顺序依次排列；每件大事年、月、日齐备。对时间不确切的事件，应尽力进行考证，大事记条款，严格按照大事发生的先后顺序排列，先排有确切日期的大事，后排接近准确日期的大事，日期不清者附于月末，月份不清者附于年末。大事记述是对史实的记述，是大事记中最重要的部分。
4、问：大事记的编写要求？
答：（1）观点正确，用材真实；
（2）大事突出，要事不漏，小事不要；
（3）系统条理，简明扼要。
5、问：机关单位大事记录的选择依据是什么？
答：大事记，就是机关单位“大事”的记录。那么，什么是大事呢？所谓大事，对一个机关单位来说，并不特定指属大事件才予记录，而只能与这个单位日常的事务性工作比较而言。因而，凡能反映机关单位工作、活动的全貌，对查证历史有作用和作为材料有保存价值的事项，都应该归入大事记的范围。
6、问：机关大事记的选事范围包括哪些？
答：（1）本机关召开的各种重要会议；
（2）本机关作出的重要决定、决议、规划、部署以及发布的重要文件；
（3）本机关成立、撤销、合并、复议以及内部机构设置、变化情况；
（4）本机关隶属关系和职能范围的变化情况；
（5）本机关党政领导人的任免、奖惩及其重要活动；
（6）本机关发生的重大事件、开展的重大活动、完成的重大任务、取得的重大的科研成果；
（7）本机关参加上级机关和其他机关召开的重要会议的情况；
（8）上级机关对本机关的重要指示、批示、表彰、批评以及来本机关检查指导工作的情况；
（9）本机关所辖范围内发生的重大灾情和事故；
（10）本机关开展的重要外事活动；
（11）报刊、电台、电视台关于本机关情况的重要报道；
（12）其他重大事件和重要情况。
7、问：什么叫组织沿革？
答：是系统记载一个机关、地区或专业系统的组织机构、人员编制、体制变革情况的参考资料。
8、问：组织沿革的表达形式有哪三种？
答：（1）文章式；
（2）表格式；
（3）图示式。
9、问：组织沿革的体例有哪三种？
答：（1）编年法；
（2）系列法；
（3）阶段法。
10、问：组织沿革的内容必须具备哪“五要素”？
答：（1）机关性质和主要职能；
（2）隶属关系；
（3）人员编制；
（4）内部机构设置；
（5）领导成员组成。
11、问：什么是全宗介绍？其编制结构由哪三部分组成？
答：是介绍和揭示档案室所保存的本全宗档案内容和成分及其利用价值的一种检索工具。其编制结构由封页、正文、备注三部分组成。
12、问：全宗介绍正文部分包括哪些内容？
答：全宗介绍正文包括：（1）全宗构成者沿革；
（2）全宗内档案情况简介；
（3）全宗内档案内容与成份介绍。
13、问：一般来说，全宗内档案情况简介内容包括哪些？
答：（1）档案的数量及保管期限；
（2）档案的完整程度；
（3）档案的利用价值及鉴定情况；
（4）检索工具的配置情况；
（5）档案的整理情况。
14、问：全宗内档案内容与成分介绍包括哪些内容？
答：（1）反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案；
（2）每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案；
（3）知名人物、历史事件及具有地方特色和重要科研价值的档案；
（4）年代久远和特殊载体的档案；
（5）其他需要专门说明的档案介绍。
15、问：档案的备注部分包括哪些内容？
答：（1）全宗介绍的编制情况；
（2）有关全宗内档案的补充说明；
（3）全过介绍编制后，全过内档案增加、调整、遗失、销毁等说明。
16、问：什么叫全宗卷？
答：由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。
17、问：全宗卷的内容有哪几类？
答：（1）全宗介绍类；
（2）档案收集类；
（3）档案整理类；
（4）档案鉴定类；
（5）档案保管类；
（6）档案统计类；
（7）档案利用类；
（8）新技术应用类。
18、问：全宗介绍类包括哪些材料？
答：（1）全宗指南（全宗介绍）；
（2）组织沿革；
（3）大事记；
（4）其它文件材料。
19、问：全宗卷内文件材料的编号由哪三部分组成？
答：全宗号－类号－件号
20、问：全宗卷文件目录设置哪些项目？
答：全宗卷文件目录设置“类目名称”、“件号”、“责任者”、“题名”、“日期”、“备注”等项目。
基建档案整理
1、科技文件的管理措施 “三纳入、四参加”的具体内容有哪些？
答：所谓“三纳入”，就是各单位应当把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中，纳入有关部门和有关人员的职责范围。
四参加： （1）档案部门或人员参加产品鉴定会； （2）参加科研课题审定会； （3）参加基建项目验收会； （4）参加设备开箱验收。
2、基建档案整理的依据是什么？
答：以《科学技术档案案卷构成的一般要求》为基本准则（gb/t 11822—2008）。
行业有特殊规定的按照行业有关要求。如电力公司档号的规定、案卷封面特殊规定等。执行地方综合档案馆、城建档案馆接收档案的相关规定。
3、基建档案文件的收集范围主要有哪些？
答：（1）立项申报阶段：主要有项目建议书及报批文件，项目选址意见书及其报批文件，可行性研究报告及其评估、报批文件，设计任务书、计划任务书及其报批文件等。
（2）勘察设计阶段：主要有工程地质、水文地质、勘察报告，总体规划设计，方案设计，初步设计及其报批文件，施工图设计文件等
（3）施工准备阶段：主要有征地拆迁、移民文件，施工执照，招标投标、承发包合同协议，专项申请、批复文件等。
（4）施工阶段：主要形成开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要，施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、施工技术及安全措施，施工工艺文件，原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单，建筑材料试验报告，设计变更文件，各种施工记录，隐蔽工程验收记录，工程质量检查、评定，技术总结，施工预、决算，交工验收记录证明，竣工报告、竣工图，施工监理文件等。
（5）竣工验收阶段：主要形成项目竣工验收报告，工程设计总结，工程施工总结，工程监理总结，项目质量评审文件，工程审计文件，专项验收审批文件，竣工验收文件等。
4、基建档案的分类方法有哪些？
（1）小型企业、事业和行政机关的基建档案分类
如果工程项目或基建档案数量不多，可将基建档案作为一类（一级类目），
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基建档案
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项目1
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项目2
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综合
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声像
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设备
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监理
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竣工验收
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施工
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项目3
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会计
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2、大中型厂矿企业的基建档案分类
其工程项目和基建档案数量较多，可采用专业性质结合工程项目进行类别划分。可设置综合类、生产设施、辅助生产设施、办公室设施等几个二级类目。
| 基建档案
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| 综合类
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| 生产设施
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| 辅助生产设施
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| 办公室设施
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5、基建中设备仪器如何归类？
答：一般应遵循一条常用的划分原则：即凡是大型或特大型的设备装置，其基建土建部分形成的文件材料一般都归入基本建设档案类；设备主体以及运转维护过程中形成的文件材料都可归人设备仪器档案类。
6、基建项目中形成的照片如何归类？整理的依据是什么？
答：一般归声像档案类，特殊情况，如打桩时土质问题拍的照片，可同基建文字材料一起立卷。
数码照片档案整理依据：《照片档案管理规范》（gb/t 11821—2002）和《电子文件归档与管理规范》（gb/t 18894—2002）
7、基建档案组卷原则与要求是什么？
答；原则：一是尊重原基础；二是保持文件间的有机联系；三是便于档案的保管利用；四是符合相关标准规范。
要求：（1）案卷内文件应齐全、完整、签单手续完备。（2）案卷内文件的载体和书写印制要求材料应符合保护。
8、基建档案组卷方法有哪些？
答：1、项目组卷法或单位、分项工程组卷法。2、阶段、专业、结构组卷法。3、问题组卷法。4、时间组卷法。5、文件名称组卷法。6、来源组卷法
9、基建档案组卷还要注意哪些问题？
1、成册、成套科技文件材料可不拆散组卷，应保持其原有形态。
2、通用图、标准图可放入相应的一项目文件中或单独立卷；采用了这些通用图、标准图的项目，其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并注明标准 图、通用图的图号和档号。
3、底图以张或套为保管单位单独保存和管理。
图纸分为底图和蓝图。底图不能装订，也不能折叠，组卷后一般是装在大牛皮纸袋中平放于专用底图柜中保存，或卷成筒装入硬纸筒保存。要另外编制底图目录。
4、建设项目各设备仪器维修和维护中所形成的科技文件，宜采取插卷或放入原案卷中；也可单独组卷排列在案卷之后，并在原案卷的备考表表中予以说明和标注。
5、建设项目后评估、改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。
10、基建档案案卷与案卷之间如何排列？
答：（1）基建类案卷按项目前期(依据性材料、基础性材料)、项目设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、项目施工、项目监理、项目竣工验收及项目后评估等阶段排列。
（2）设备类案卷按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。
11、基建档案案卷内文件材料如何排列
答：1、图样型文件按如下排列：（1）当卷内科技文件均为科技图样(纸)时，一般可按图样目录和科技文件原编号的顺序进行排列。（2）如果一个案卷内包括两个或两个以上专业(或项目)的设计图样，则应先分专业，然后再按原编号顺序排列。（3）只有在图样目录和编号有变动时，或未编制时，其卷内科技文件材料才需要重新排列。
2、文字型文件按如下排列：(1)按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。(2) 复文在前，来文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后。(3)如果卷内有译文的外文资料，一般要求是译文（中文文本）在前，原文在后。
3、案卷内既有图样、又有文字材料，即图文混合组成的案卷，一般要求是文字在前，图样在后（如果文字材料只是对图样的补充或一般说明，则图样在前，文字在后。）
12、以“卷”为单位装订的卷内基建档案文件材料页号如何编写
答： 1、案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。2、页号编写位置： ①单面书写的科技文件材料在其右下角编写页号；②双面书写的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。③图样页号编写右下角或在标题栏外右上方。
3、成套图样或印刷成册的科技文件材料，
①自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；
②与其他科技材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。
4、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
5、各卷之间不连续编页号，每卷的页号均从“
13、不装订的案卷，盒内文件材料如何编号？
答“”以件为单位编写页号，每件文件页号均从“1”开始，案卷内的文件材料要按卷内目录的编排次序排列。
14、档号章格式如何？如何加盖档号章？
答：（1）单份文件材料装订的案卷，需在盒内每份文件材料上加盖和填写档号章。项目内容包括档号、序号等； （2）盖于每份文件材料首页空白处。
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10 |
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档号
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序号
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35 15
15、卷内目录有哪些项目？如何填写？
卷内目录
| 序号
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文件编号
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责任者
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文件题目
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日期
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页号
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备注
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卷内目录
| 序号
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文件编号
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责任者
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文件题目
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日期
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页数
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备注
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1、序号：从1起依次标注卷内文件的排列顺序。
2、文件编号：文件的文号或图样的图号、设备型号、项目代号、许可证的证号等。
3、责任者：文件的形成者或第一责任者。
4、文件题名：文件的全称。
5、日期：文件形成日期——年、月、日。20080418
6、页号：每件文件的首尾页上标注的页号。——起止页号。如“021——
如果一份文件只有一页单面的，则需写一个页号，如“
页数：每件文件的总页数。
7、备注：卷内科技文件材料需补充和说明的情况，如缺损、更 改、补充、移出、销毁等；需要说明的内容较多而备注栏难以填写时，可在备注栏中加 “*”号，将具体内容填入备考表中。
16、卷内备考表有哪些项目？
答：排列在卷内全部文件之后，或直接印制在卷盒内底面。项目有七项：1、说明（案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题）；2、立卷人；3、立卷日期；4、检查人（审核者）；5、检查日期；6、互见号（反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型）；7、档号
17、案卷封面有哪些项目？
答；案卷封面有六项内容：1、案卷题名；2、立卷单位；3、起止日期；4、保管期限；5、密级（绝密、机密和秘密）；6、档号
18、案卷标题的拟写
答：案卷标题=项目名称+单位工程名+分部（分项）+路段（专业、阶段、结构）+文件内容+文件名
19、档号如何编制？
答：按照行业标准《档号编制规则》da/t13—94（国家档案局1995—06—12发布 1995—10—01实施）编制基建档案号。
档号：全宗号－分类号－案卷号
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分类号 |
分类号的具体标识有两种形式：1、纯阿拉伯数字编号；2、混合形式，字母和阿拉伯数字混合编号
20、装订前卷内文件材料修整
答：卷内文件材料修整：
①、修裱（修补、托裱）破损的文件材料；②、图纸的折叠（《复制图的折叠方法》gb/t10609.3—89）；③、规格小不易装订的文件材料 的托裱；④、拆除卷内文件材料易锈蚀的金属物
21、图纸怎样折叠？
答：底图不能装订，也不能折叠，组卷后一般是装在大牛皮纸袋中平放于专用底图柜中保存，或卷成筒装入硬纸筒保存。要另外编制底图目录。所以，这里所说的图纸指的是蓝图。
散件的图纸与散件的文字材料组成一卷时可以装订。散件的图纸多时需单独组卷，不用装订，但要装入独立的、厚度适宜的档案盒中，以盒为卷，填写盒面项目，且不用软封面，但要放备考表。
根据gb/t11822—2008《科学技术档案案卷构成的一 般要求》的规定，图纸折叠具体要求为：
对大于a4的图纸，以蓝图标题栏的正视位为基准，以手风琴式的折叠方式，先竖后横，将蓝图折成a4图纸的规格。折叠后，标题栏必须被叠在最上层并露出来。图面朝里，减少对图样的磨损； 尽量避免在重要的图样处有折痕；
22、案卷目录有哪些项目？
案卷目录
| 序号 |
档号 |
案卷题名 |
总页数 |
保管期限 |
备注 |
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1、序号：应填写登录案卷的流水顺序号
2、档号：
3、案卷题名：
4、总页数：应填写案卷内全部文件的页数之和。
5、保管期限：
6、备注：可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。
照片档案整理
1、数码照片档案整理的依据是什么？
答：《照片档案管理规范》（gb/t 11821—2002）、《电子文件归档与管理规范》（gb/t 18894—2002 ）
2、照片档案收集的范围有哪些？
答：一、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。（领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片；本单位组织或参加的重要外事活动的照片；记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片等。）
二、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。
三、其他具有保存价值的照片。
3、照片档案收集的要求有哪些？
答：1、 对属于收集与归档范围的照片（数码照片）应实行集中统一管理。形成者（或部门）在照片形成后应连同照片的文字材料及时向本单位档案机构或档案工作人员移交，任何单位或个人不得据为己有。
2、对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。
3、对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。
4、照片档案何时归档？
答：1、对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，向档案室归档，一般不应跨年度。
2、依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，照片档案随立档单位其他载体形态的档案一起向有关档案馆移交。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。
3、档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和社会具有保存价值的照片。
5、纸质照片号如何编制？
答：纸质照片号编制有两种格式。格式一：全宗号一保管期限代码一册号一张号。格式二：全宗号一保管期限代码一张号
6、纸质照片号格式一和格式二中的“张号”分别代表什么？
答：格式一中的张号是指照片在册内的排列从“1”开始的顺序编号。格式二中的张号是指在某一全宗某一保管期限内照片的排列从“1”开始的顺序编号。
7、单张照片说明中的“参见号”指的是什么？
答：参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。
8、单张照片说明中的“题名”和“文字说明”怎么填写？
答：题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。
文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。
9、组联符号怎么编制？
答：同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”……同组中的照片其组联符号相同。如册内只有一组照片和其他散片时，组联符号采用“①”。组联符号不宜越册。
10、数码照片号编制？
答：全宗号—类别号－光盘号－年度－保管期限－张号
11、刻录成光盘的数码照片，光盘里有哪些项目？
答：1、数码照片文件夹（照片）；2、数码照片文件目录3、存储载体说明文件
12、数码照片光盘向市档案局登记备份中心备份的批次号怎么填？
答：全宗号－年度－数据类型－年度内批次号－批次内顺序号
档案信息化工作
1、档案信息化的概念是什么？
答：档案信息化是一个过程，一个动态概念，是指应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程。它是以国家信息化建设和档案事业发展的要求为导向，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，以档案信息化人才队伍为依托，以政策法规、标准规范、管理制度等为保障的信息化工作体系。
2、档案信息化包含哪些内容？
答：档案信息化的内容包括环境构建和资源建设两个方面，具体内容包括：信息化基础建设、档案信息资源建设、应用系统建设、保障体系建设(包括法规政策、人才队伍、安全保障等各方面的保障条件)。
3、档案信息化硬件建设包含哪些内容？
答：档案信息化基础设施建设包括数字化加工和存储设备、网络环境的构建等内容。1、数字化加工设备，如扫描仪等；2、存储设备，如硬盘、光盘、磁盘阵列等；3、网络连接设备，如网卡、路由器、交换机等；4、服务器，如数据库服务器、应用服务器等；5、网络布线。
4、档案管理软件的功能要求有哪些？
答：国家档案局2001年发布的《档案管理软件功能要求暂行规定》提出，档案管理软件应具备以下基本功能：数据管理功能、整理编目功能、利用查询功能、辅助实体管理功能、安全保密功能、系统维护功能。
5、电子文件的概念：
答：《电子文件管理暂行办法》（厅字［2009］39号）第二条，本办法所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
6、电子文件应包含哪些要素？
答：电子文件由内容信息、背景信息和结构信息三大基本要素构成。
7、按文件信息格式划分，常见电子文件的种类有哪些，通用格式分别是什么？
答：共有7种：1、文本文件（txt、rtf、pdf、sgml）2、数据文件3、图形文件（cad文件）4、图像文件（tiff、jpeg）5、音频文件（wav、mp3）6、视频文件（（mpeg、avi）7、命令文件
8、按文件生成方式划分，电子文件的种类有哪些？
答：1、数字化文件2、原始数字文件
9、电子文件鉴定的内容是什么？
答：真实性鉴定、完整性鉴定、可读性鉴定、无病毒鉴定、介质状况检查
10、如何确定电子文件的归档范围？
答：电子文件的归档范围可参照纸质档案的归档范围制定，同时还要将下列材料纳入归档范围：1、归档文件的支持软件及软件的文档、表达电子文件内容的基本格式和有关元数据；2、与电子文件有联系的其他形式重要的文件，如纸质文件、缩微胶片等，与电子文件一同归档；3、电子文件归档时某些环节的成果（著录信息、鉴定记录等）应与文件信息一起向档案部门移交。
我国目前还是实行双套归档制，即电子文件归档的同时，应归档相同的纸质文件。
11、电子文件的归档方式有哪几种？
答：1、逻辑归档，在计算机网络上进行，不改变存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。2、物理归档，把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
12、电子文件的归档时间如何规定？
答：实时归档、定期归档，逻辑归档可实时进行，物理归档应按纸质文件的规定定期完成。
13、电子文件归档的要求是什么？
答：1、在网络中予以逻辑归档的日志文件，均应定期完成物理归档；
2、归档电子文件集中后拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存；
3、推荐采用的载体按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。
4、存储载体或装具上应贴有标签，标签应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等
14、什么是元数据？
答：元数据是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
15、数字化加工的设备有哪些？
答：1、扫描仪2、音频采集和数字化转换设备3、视频数字化转换和编辑加工设备
16、根据设备存储方式，存储设备可分哪几类？具体有哪些？
答：1、在线存储设备：硬磁盘；2、离线存储设备：磁带（库）、光盘（塔、库）；3、近似在线存储：磁盘阵列
17、档案数字化的管理流程是什么？
答：1、档案数字化的需求调研，2、制订档案数字化工作计划3、组建队伍，配备相关条件，4、监控档案数字化工作的开展，5、评估数字化工作成果。
18、纸质档案数字化的基本环节主要包括？
答：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
19、向金华市档案馆移交档案数字化成果的数据要求是什么？
答：各单位移交的目录数据必须符合《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》的规定，确保著录项目与著录内容的完整、准确与规范，目录数据可采用dbf、xls格式；图像数据应以单页或多页tiff格式移交，扫描色彩模式应为彩色，扫描分辨率为200dpi以上，图像处理要求为无损lzw压缩或不压缩，可同时移交ocr识别形成的txt文件及双层pdf文件。
20、向金华市档案馆移交档案数字化成果的载体要求是什么？
答：在以脱机方式进行移交时，各单位应采用dvd光盘的方式，一式两套向市档案馆移交档案数字化成果，光盘一般采用jvc国际档案级光盘或sony单盒装刻录光盘等符合规范要求的数据备份光盘。刻录前应对光盘进行材质检测，并以8倍速或不超过8倍速进行刻录，以确保数据刻录的质量。光盘标签面应采取专用“光盘标签笔”书写，不得使用硬笔在光盘标签面上书写，不得使用粘贴不干胶的标签方式。
21、浙江省人民政府令第306号《浙江省档案登记备份管理办法》是什么时候颁布实施的？
答：
22、什么是档案登记备份？
答：《浙江省档案登记备份管理办法》第三条：本办法所称的档案登记备份，是指档案行政管理部门定期记录机关、人民团体、有关企业事业单位和有关重点建设项目的建设单位（以下统称单位）的档案管理情况并在此基础上对单位重要档案组织实施电子备份的活动。
23、档案与电子文件登记备份工作的作用有哪些？
答：对国家和社会来说是维护稳定、促进和谐；对各单位来说是分散风险、增强保险；对企业、普通老百姓个人来说是保障权益、增加放心；对档案部门来说是强化监管、提升服务。
24、什么是档案与电子文件登记？
答：档案与电子文件登记，是指县级以上人民政府档案行政管理部门对本行政区域内的机关、团体、企事业单位和其他组织形成的、对国家和社会具有保存价值的档案与电子文件的形成情况、安全状况等予以记载和安全评价，作出备份处置决定的活动。
25、什么是档案与电子文件备份？
答：备份指根据档案行政管理部门的备份处置决定，由各登记单位对已登记审核、纳入备份范围的档案与电子文件，以电子备份的方式形成备份数据；再由登记备份中心，对各单位报送的备份数据进行统一保存和管理的行为。
26、备份的分类
答：备份可以分为系统备份和数据备份。
1、系统备份：指的是用户操作系统因磁盘损伤或损坏，计算机病毒或人为误删除等原因造成的系统文件丢失，从而造成计算机操作系统不能正常引导，因此使用系统备份，将操作系统事先贮存起来，用于故障后的后备支援。
2、数据备份：指的是用户将数据包括文件，数据库，应用程序等贮存起来，用于数据恢复时使用。
27、各单位应制定档案与电子文件登记备份方案，备份方案应包含哪些内容？
答：备份方案的内容主要包括：本单位档案与电子文件安全管理的现状、背景及目标，拟备份的档案、电子文件及信息系统范围说明，拟采取的备份策略(如备份周期、备份方式、备份数据传输技术手段等)、软硬件配置和保存使用要求(如备份数据最低保存年限、使用范围限制等)，登记及备份工作安排和实施步骤，其他条件保障等(详见附件2的备份方案范本)。
28、各单位如何确定各类备份数据的备份周期？
答：各单位应根据数据灾难恢复需求，按照成本风险平衡原则，并充分考虑其变更周期、价值及社会影响，确定档案与电子文件的备份周期。1、电子业务数据的备份周期应根据各单位业务信息管理系统的数据安全需求确定。对数据变动频繁的，可每日备份；对数据变动较少的，可按照变更周期进行每周、每月、每季度定期备份。2、归档电子公文每年进行一次备份，在次年6月底前完成前一年度形成的归档电子公文的备份。当采取灾难备份方式时，可参照电子业务数据的备份要求进行周期备份。3、档案数字化成果每年进行一次备份，在次年6月底前完成前一年度形成的数字化成果的备份。
29、纳入登记及备份范围的单位有哪些？
答：（一）按照国家档案行政管理部门有关档案移交的规定，向同级国家综合档案馆移交档案的单位；（二）本条第一项规定之外承担行政监管、公共服务、基本建设、社会管理、产业发展、生态保护、文化事业等职能，涉及公共安全、公共利益以及个人权益的单位；（三）承担县级以上重点建设项目的建设单位；（四）经依法批准设置的专门档案馆；（五）其他根据国家和省的有关要求，需要登记及备份的机关、国有企业、事业单位。经同级档案行政管理部门认定，属于集体、个人所有的，对国家和社会具有保存价值的重要档案与电子文件，在自愿基础上，鼓励所有者向当地档案行政管理部门及国家综合档案馆（登记备份中心）进行登记备份。
30、档案与电子文件登记的时间要求是什么？
答：登记单位应于每年7月底前，向同级档案行政管理部门进行档案与电子文件登记。
重点建设项目登记时间根据浙档发〔2010〕38号文件规定为：开工后6个月内、每年12月底前都要登记，在专项验收前1个月和竣工验收后3个月内分别完成相关内容的登记备份。
31、《浙江省档案登记备份管理办法》中规定档案登记的主要内容有哪些？
答：《办法》第五条规定，单位应当每年向本级档案行政管理部门报送本单位的档案管理情况，由档案行政管理部门对下列事项进行登记：（一）档案类别、总量，数据库名称及容量；（二）当年整理、归档的情况；（三）有否自行采取的档案备份措施；（四）其他事项。
32、档案登记备份的范围是什么？
答：《办法》第七条规定，属于下列范围之一的单位档案应当进行备份，国家另有规定的，从其规定：（一）依法应当保管30年以上的档案；（二）列入国家基本专业档案目录的档案；（三）由政府投资并具有典型性和代表性的重点建设项目的档案；（四）其他应当进行备份的重要档案。属于下列范围之一的单位档案应当进行备份，国家另有规定的，从其规定。
33、档案与电子文件登记备份的工作流程是怎样的？
答：1、登记上报，2、登记受理3、登记审查，4、处置决定，5备份数据报送，6、备份数据检测与反馈
34、档案与电子文件备份时应提交的材料有哪些？
答：共需填写三张表格：1、《档案与电子文件备份情况表》2、《档案与电子文件备份情况明细表》3、《档案与电子文件备份数据检验表》
35、档案与电子文件备份的数据形式有哪些？
答：主要有：1、电子业务数据2、电子公文3、档案数字化成果4、其它电子文件，包括音视频电子文件、科技电子文件、数码照片等。
36、脱机备份时一用采用的存储介质有哪些？
答：1、光盘，一般采用jvc国际档案级光盘、sony单盒装刻录光盘，2、磁带，3、移动硬盘（数据量大于4g时采用）4、u盘
37、《浙江省重点建设项目档案登记备份办法》中规定重点建设项目档案登记备份的主要内容是什么？
答：《办法》第四条规定省重点建设项目档案登记备份的主要内容是：（一）项目申报文件：项目建议书、可行性研究报告、项目评估及批复；环境预测、调查报告、环境影响报告书及批复。（二）设计基础文件：工程地质、水文地质、勘察报告、地质图，勘察记录、化验、试验报告、重要土岩样及说明；地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录；水文、气象、地震等其他设计基础资料。（三）设计文件：总体规划设计；方案设计；初步设计及其报批文件；技术设计；设计评价、鉴定及审批。（四）征地、移民文件；招标投标、承发包合同协议。（五）桩基、地下管线等隐蔽工程施工文件。（六）项目竣工图。（七）竣工验收文件：项目竣工验收报告；工程设计、施工、监理总结；项目质量评审文件；各类专项验收文件；竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会签字名册、验收备案文件。 （八）其他文件：项目照片、声像材料及项目建设过程形成的其他有长远保存价值、较高凭证价值和现实查考价值的文件。
38、《浙江省重点建设项目档案登记备份办法》中规定重点建设项目档案登记备份的形式有哪些？
答：主要有：1、档案数字化成果。指项目建设过程中形成的纸张、胶片等各类传统载体档案经数字化转换后形成的数据成果，包括全文和机读目录。2、电子文件。指在项目建设过程中通过计算机等电子设备形成的文字、表格、cad图、声像等各种形式的历史记录。
39、《浙江省重点建设项目档案登记备份办法》中对重点建设项目档案登记备份的时间是如何规定的：
答：在项目档案专项验收前1个月完成本办法第四条（一）到（六）项档案登记备份工作，在项目竣工验收后3个月内完成本办法第四条第（七）、（八）项档案登记备份工作。
40、什么是“数字摘要”？
答：“数字摘要”是指对备份载体（包）用md5、sha1等摘要算法生成的唯一性摘要信息（或摘要文件），用于标识该备份载体（数据包）的真实性、可靠性，填写时应注明摘要算法，如：md5：……。数字摘要是校验备份数据真实性的重要依据。
41、备份时如何编写报送批次号？
答：报送批次编号可按“全宗号（或单位编号，或单位名称）－年度－数据类别代码－本年度同类别内批次顺序号”的方式编，也可按“全宗号－年度－本年度内批次顺序号”的方式编（适用数据形式单一的单位）；其中数据类别代码对应在关系为：数字化成果001，电子公文002，电子业务数据003，其他电子文件004，如某单位2012年电子业务数据进行第二次登记备份，报送批次编号为：j101－2012－003－002。
42、《档案与电子文件备份情况明细表》载体（包）编号如何填写？
答：批次编号－批次内顺序号
43、据化成果（图像文件）的命名格式：
答：有2种命名格式：1、以卷为单位整理：全宗号－目录号（类别号）－案卷号－页（张）号：×××－×××－××××××－×××.tif
2、以件为单位整理的文书档案：全宗号－年度－保管期限－组织机构或问题－档案室编件号：×××－××××－×－××－×××××.tif